Geplande taken & automatisering

Met geplande taken laat je je assistent opdrachten uitvoeren op een vast schema, zonder dat jij er iets voor hoeft te doen. Stel het één keer in, hij doet de rest.

Wat zijn geplande taken?

Een geplande taak is een opdracht die je eenmalig instelt, waarna je assistent die opdracht automatisch uitvoert op het gewenste tijdstip.

Voorbeelden:

• Elke maandag om 08:30 een overzicht van je agenda voor de week
• Elke dag om 09:00 drie prioriteiten op basis van je inbox
• Elke vrijdag om 17:00 een weekrapport samengesteld uit je activiteiten
• Op de 1e van elke maand een financieel overzicht uit Google Sheets

Hoe stel je een taak in?

1. Ga naar Dashboard → Taken
2. Klik op "Nieuwe taak"
3. Vul in:
   • Naam, hoe noem je de taak? (intern, voor jezelf)
   • Opdracht, wat moet de assistent doen? Schrijf dit als een gewone chatboodschap
   • Frequentie, wanneer moet het uitgevoerd worden?
4. Klik Opslaan

De taak verschijnt in het overzicht. Je kunt hem pauzeren, bewerken of verwijderen.

Frequenties

De opdracht schrijven

Schrijf de opdracht zoals je een bericht aan je assistent zou sturen. Hij voert het precies uit alsof je het op dat moment zelf stuurt.

Goede opdrachten zijn specifiek:

Minder goed: "maak een rapport" Beter: "Maak een weekrapport van mijn Google Calendar-afspraken van afgelopen week. Gebruik een overzichtsformat met secties per dag."

Je assistent heeft toegang tot:

• Je gekoppelde Google Calendar, Gmail, Google Sheets, Google Drive
• Je skills die actief zijn
• Je kennisdocument en instructies

Je assistent heeft GEEN toegang tot:

• Informatie van buiten je gekoppelde diensten
• Realtime data (nieuws, weersvoorspellingen), tenzij je de bijbehorende skill hebt

Uitvoeringsoverzicht

In het Taken-dashboard zie je per taak:

• Status: actief, gepauzeerd of uitgeschakeld
• Laatste uitvoering: wanneer de taak voor het laatst is gerund
• Resultaat: of de uitvoering succesvol was

Je kunt ook de uitvoeringshistorie per taak bekijken, handig als je wil controleren wat je assistent heeft gedaan.

Resultaten ontvangen

Wanneer een taak uitgevoerd is, ontvangt je assistent het resultaat en slaat het op. Afhankelijk van de opdracht:

• Tekstantwoorden verschijnen als bericht in je web chat (als nieuwe sessie)
• Bestanden worden opgeslagen in je Assets-overzicht
• Als je Telegram hebt gekoppeld, ontvang je een Telegram-bericht

Creditkosten

Geplande taken verbruiken credits op het moment van uitvoering. De kosten zijn hetzelfde als bij handmatige opdrachten:

Let op: taken worden uitgevoerd ook als je saldo laag is. Zorg dat je genoeg credits hebt als je kritieke taken hebt ingesteld.

Praktische ideeën

Productiviteit:

• Dagelijks 08:00, "Geef me drie prioriteiten voor vandaag op basis van mijn agenda"
• Maandag 09:00, "Overzicht van alle afspraken deze week met locaties en deelnemers"

Communicatie:

• Vrijdag 16:00, "Controleer mijn inbox op onbeantwoorde e-mails ouder dan 3 dagen en maak een lijst"

Rapportage:

• Maandelijks 1e dag 08:00, "Haal de omzetdata van afgelopen maand op uit mijn Google Sheets en maak een samenvatting"

Content:

• Maandag 10:00, "Stel een LinkedIn post op op basis van iets dat ik vorige week heb gedaan" (combineer met Social Media skill)

Tips

Test je taak handmatig eerst. Stuur de opdracht als gewone chatboodschap en controleer of de assistent het juiste doet. Pas daarna instellen als geplande taak.

Wees specifiek over het gewenste format. Een taak die een rapport maakt is pas echt nuttig als je ook zegt hoe dat rapport eruit moet zien.

Gebruik frequentie 'eenmalig' voor deadlines. Als je een rappel wil voor een specifieke deadline, stel een eenmalige taak in op de dag ervoor.